INVITATION FOR APPLICATION TO RENDER CATERING SERVICES TO NIGERIAN PILGRIMS AT MAKKAH, MADINAH, JEDDAH AIRPORT, AND MASHA’ER (MUNA AND ARAFAT) FOR HAJJ 2022

The Nigeria Hajj Affairs Office hereby invites all interested qualified licensed and officially registered companies to provide catering services in the field of preparing, packaging and delivering of nutritious meals for Nigerian pilgrims in Makkah, Madinah, Jeddah  Airport  and the Holy sites of Muna and Arafat for the 1443AH/2022 Hajj season.

 

1)  Application’s Requirements:

  1. Proof of Identity of the Company

  2. Copy of Commercial registration/license of the company with Saudi Arabia (original to be cited later)

  3. Copy of the current membership of the Chamber of Commerce (Original to be cited later).

  • Copy of the valid municipal (Baladiyyah) license specifying the address and place of the company (original to be cited later).

  1. Copy of Certificate of the Social Insurance Institute for the year 2022 specifying the number of employees registered in the company (Original to be cited later).

  2. Proof of previous experience: certificate of satisfactory performance in the provision of catering services for pilgrims in the last three (3) years or contracts that have been implemented in rendering feeding services to Nigerian pilgrims (original documents will be assessed later).

  3. Proof of ownership of the Kitchen and the certificate of accreditation of the competent authorities, with photographs of the kitchen and its internal equipment and its meal specifications (to be provided with accompanying CD-ROM).

  4. Proof of financial capability:

  5. Ability of the company and its capability to render services for 5,000 (five thousand) pilgrims at a time.

  6. The share capital which should not be less than 2,000,000 SAR (Two Million Saudi Riyals) which must  be clearly written on the license of the company.

  • The company shall also provide its statement of account (in English) for the last three calendar years (in order to clarify the ability of the company to meet its obligations).

  1. The company that was eventually approved by the Nigeria Hajj Affairs Office to participate in the feeding exercise must partner with an accredited Nigerian Catering firm duly registered with the Corporate Affairs Commission of Nigeria and must engage the service of Nigerians  for the preparation of local Nigerian food in accordance with the agreed menu. In addition to sourcing of substantial quantity of the required food stuff/ingredients from Nigeria.

  2. Any company that provide evidence in compliance with the criterion stated in clause (iv) above and demonstrated ability to prepare Nigerian food will be given a favorable consideration.

  3. A copy of the certified translation of the documents required from Arabic to English.

DOWNLOAD GUIDELINES FOR FEEDING 2022

  1. Specifications of Caterers

  2. i) The caterer must operate at a high level of efficiency and must possess all the facilities, and utilities required for the catering services.

  3. ii) The Caterer must provide evidence of its capacity to provide healthy and nutritious meals for up to at least 5,000 pilgrims.

  • Application Form

  1. The application form shall be obtained from the website of the Commission
    http://nahconforms.net

  2. The application should be filled and submitted through the same website not later than 30/04/2022 by 3.00pm latest, noting that the site would be closed at the same time.

  • Please note that only shortlisted applicants will be contacted for further and necessary actions. Meanwhile the Nigerian Hajj affairs office reserved the right to shortlist or disqualify any company whose form is improperly filled or with incomplete documentation

  1. Similarly, companies with issues during the previous years’ Hajj related to its integrity or performance, or failure to fulfill contractual obligation with Nigeria Hajj Affairs Office or shortage in the performance of the services entrusted to them, or with pending investigation matters before the authority or any matter in court, need not to apply.

  • NOTE: This application is not intended to create any form of contractual relationship or obligations on the part of Nigeria Hajj Affairs Office. In addition, Nigeria Hajj Affairs Office shall not be liable to any applicant for any expenses or loss incurred in connection with the application 

  •  For a new user, to get his/her activation email kindly check Inbox, Spam, or Promotion.

SIGNED

MANAGEMENT

                                                                                                                                    

طلب تقديم خدمة الوجبات الغذائية للحجاج النيجيريين بمكة المكرمة والمدينة المنورة ومطار جدة والمشاعر المقدسة ( منى وعرفات ) لموسم حج 1443هــ / 2022م

    يدعو مكتب شؤون الحج لدولة نيجيريا الشركات المرخصة والمؤهلة والمسجلة رسمياً في مجال توفير وتقديم خدمات التغذية والإطعام الى التقدم بطلباتهم لتغذية وإطعام حجاج بيت الله الحرام القادمين من نيجيريا ، في كل من مكة المكرمة والمدينة المنورة ومطار جدة والمشاعر المقدسة      ( منى وعرفات ) لموسم حج 1443م / 2022م

أولاًشروط تقديم الطلب :

1)  إثبات هوية الشركة:

أ: صورة من السجل التجاري  للشركة ساري المفعول  (الأصل للمطابقة لاحقاً ) .

ب : صورة من عضوية الغرفة التجارية سارية المفعول ( الأصل للمطابقة لاحقاً) .

ج : صورة من ترخيص البلدية للشركة ساري المفعول   ( الأصل للمطابقة لاحقاً) .

د: صورة شهادة من مؤسسة التأمينات الاجتماعية لعام 2022م يحدد عدد العاملين المسجلين بالشركة (الأصل للمطابقة لاحقاً ).

ه: الخبرة السابقة : تقديم ما يثبت الخبرة السابقة للشركة في مجال خدمات اعاشة حجاج بيت الله الحرام خلال الثلاث سنوات الماضية ( شهادات خبرة وعقود اعاشة سابقة ، الخبرة السابقة في تقديم الاعاشة للحجاج النيجيريين ) (أصول المستندات للمطابقة لاحقاً )

2) إثبات ملكية المطبخ وشهادة اعتماده من الجهات المختصة ، مع تقديم صور فوتوغرافية للمطبخ وتجهيزاته من الداخل وكشوفات تقديم الوجبات الغذائية ( نسخة قرص مدمج إلكتروني مرافقة للطلب)

3)  اثبات القدرة المالية للشركة :

أ: إثبات قدرة الشركة على اطعام 5.000 حاجا فى وقت واحد

ب:  أن يكون رأس المال المسجل في السجل التجاري للشركة لا يقل عن مبلغ (2.000.000) اثنان مليون ريال ،

ت: إحضار كشف حساب بنكي عائد للشركة ( باللغة الإنجليزية ) يوضح متوسط حركة الحساب لأخر ثلاث سنوات ميلادية بما لا يقل عن المبلغ المذكور ، (بهدف ايضاح قدرة الشركة على الايفاء بالتزاماتها وكفاءتها في تغذية وإطعام ما لا يقل عن خمسة الاف حاج في وقت واحد ).

4)  يجب علي الشركة التي وافق عليها مكتب شؤون الحج نيجيريا ان يكون لها مشاركة مع الشركة النيجيرية المعتمدة. وان توظف الموظفون النيجيريين في توفير إعداد الاطعمة المحلية النيجيرية وفقا للقائمة التغذية المعتمدة بالإضافة الى تصدير عدد كبير من مواد الغذائية المطلوبة من نيجيريا.

 (5) وأى شركة تقدم أدلة إلتزام ما ورد أعلاه (4) وإثبات القدرة على إعداد الاطعمة المحلية النيجيرية، سيكون لها  أولوية .

6)  يرفق مع الطلب المقدم باللغة العربية نسخة مترجمة ومعتمدة  وكاملة من جميع  الوثائق المشار إليها باللغة الإنجليزية .

قم بتنزيل التعليمات

( ثانياً ) مواصفات المطابخ والمطاعم :

1) يجب أن يكون المطعم على مستوى عالي من الكفاءة ويتمتع بجميع الخصائص والمؤهلات والتجهيزات والمرافق العامة المطلوبة لخدمات التغذية.

2) يجب إثبات طاقة تجهيز وتقديم التغذية صحية ومغذية مع قدرة إطعام ما لا يقل عن 5000  حاج فى نفس الوقت

( ثالثاً ) طريقة تقديم الطلب:

  • يتم الحصول على استمارة الطلب من موقع الإلكترونى  للمكتب:

  1. http://nahconforms.net

2)  يجب إملاء الإستمارة وتسليمها عبر نفس الموقع فى آخر موعد يوم السبت 29 رمضان 1443هـ الموافق 30/04/2022م بتمام الساعة 3:00 ظهرا بمشيئة الله، علما بأنه سيتم إغلاق الموقع فى نفس الوقت.

 3) يرجى الإحاطة والعلم بأنه سيحظى بالاستدعاء الشركات المرشحة فقط لأخذ المزيد من التوضيحات والمعلومات عنها ، ولمكتب شؤون الحج وحده الحق في إستدعاء أو إستبعاد أي شركة  يرى أن ملفها غير مكتمل.

4) وكذلك اى شركة توجد عليها ملاحظات أو شكاوى خلال السنوات السابقة تتعلق بأدائها وسمعتها وعدم ايفائها بالتزاماتها التعاقدية مع بعثة الحج او تقصيرها في أداء الخدمات المكلفة بها او لها قضايا التحقيق متعلقة من قبل سلطات المحكمة ان لا تتقدم بالطلب.

5)يرجى الملاحظة بأإن هذا الطلب لا يهدف الي تأسيس أي شكل من اشكال العلاقة التعاقدية او أي التزام من جانب مكتب شؤون الحج لدولة نيجيري تجاه الشركات المتقدمة. وايضا لن يكون المكتب مسؤول عن اي نفقات او خسائر حصلت للشركات خلال تقديم الطلب.

وصلى الله على سيدنا محمد وسلم ..

توقيع الإدارة